Effektives E-Mail-Management: So vermeiden Sie volle Postfächer

Ihr Postfach quillt über und Sie haben schon längst den Überblick über die Wichtigkeit einzelner E-Mails verloren? Dann wird’s Zeit, gründlich aufzuräumen. Wir zeigen, wie Sie wieder Ordnung ins Mail-Chaos bringen, Zeit sparen und Stress reduzieren.
Ein unaufgeräumtes Postfach kostet viel Zeit. Spam mischt sich mit unwichtigen Rundmails von Kollegen sowie mit wichtiger Post – wie soll man da noch durchblicken? Ganz einfach: Indem man von Anfang an für Ordnung sorgt. Und die beginnt schon beim Einrichten des Kontos. Denn dann können Sie in der Regel wählen, ob Sie Ihre E-Mails per POP3 oder IMAP abrufen möchten. Doch worin besteht der Unterschied zwischen den Verfahren?

 

POP3 oder doch IMAP?

Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt, landet sie auf dem E-Mail-Server. Beim POP3-Verfahren (Post Office Protocol Version 3) werden diese Mails durch ein Mailprogramm vom Server heruntergeladen. Zusätzlich können Sie in der Regel auswählen, ob die Mails vom Server gelöscht werden sollen oder nicht. IMAP (Internet Message Access Protocol) speichert dagegen die Mails auf dem Server. Sie werden nicht heruntergeladen, das Mailprogramm zeigt sie nur an.

 

POP3

• Die Mails werden vom Server heruntergeladen und lokal gespeichert. Sie können selbst auswählen, ob sie auch auf dem Server belassen werden sollen. Bleiben sie nicht auf dem Server, entfällt der Online-Zugriff.
• Wenn die E-Mails heruntergeladen wurden, können Sie auch ohne Verbindung zum Server auf diese zugreifen.
• Es ist keine Ordnerverwaltung auf dem Server möglich.
• Datensicherungen müssen Sie als Nutzer selbst (lokal) durchführen.

IMAP

• Die Mails liegen auf dem Server. Sie können also von jedem Rechner mit Netzzugriff abgerufen werden. Sie greifen dabei immer auf dieselben Daten zu. Der Vorteil: Von allen Geräten aus haben Sie einen identischen Posteingang, der stets auf dem neuesten Stand ist.
  Vorgänge wie „Löschen“ oder „Verschieben“ werden direkt auf dem Server ausgeführt.
• Es ist eine ununterbrochene Verbindung zum Server notwendig.
• Ordnerstrukturen können angelegt werden. Jegliche Ordner werden synchronisiert.
• Datensicherungen können zentral durch den Serverbetreiber erfolgen.

 

Wer viel unterwegs ist und von mehreren Orten Zugriff auf seine Nachrichten haben möchte, sollte sich für IMAP entscheiden. Auf allen Endgeräten bleiben die Postfächer dann stets aktuell.

 

Hilfe, die Mail ist verschwunden! Richtig archivieren

Elektronische Liebesbriefe, die Nachricht zur Autoversicherung oder die wichtige Info-Mail zur Steuer: Es gibt E-Mails, die möchte oder sollte man nicht löschen. Diese sollten archiviert werden – und zwar am besten lokal auf einem Rechner. Das hat folgende Vorteile:

• Sie können auf alle Nachrichten zugreifen, auch nach dem Wechsel Ihres E-Mail-Providers.
• Sie können auf alle Mails zugreifen, auch ohne Internetverbindung.

Eine Alternative zum lokalen Archiv-Ort ist das Nutzen von Cloud-Diensten. Dort können Sie Post dauerhaft sichern und auf diese von verschiedenen Endgeräten aus zugreifen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Nachrichten zu archivieren. Eine automatische Archivierung hat viele Vorteile. Ihre Post wird dann vollautomatisch in das Archivsystem übertragen. Dort werden die Elemente langfristig und sicher aufbewahrt. So können Sie E-Mails vor Datenverlust schützen und im Postfach Platz machen für aktuelle Informationen. In Programmen wie Outlook können Sie diverse Archiv-Standardeinstellungen nach Ihren Wünschen anpassen.
Im Gegensatz zur automatischen Archivierung gibt es die clientgesteuerte Archivierung. Als Anwender verschieben Sie Elemente selbstständig in den Archiv-Ordner. Diese Art der Archivierung ist sehr flexibel. Allerdings besteht die Gefahr, dass E-Mails versehentlich nicht archiviert werden.

 

Schaffen Sie Platz

Ihr Postfach ist schon wieder voll? Dann schaffen Sie Platz!

• Anhänge können, nachdem sie heruntergeladen wurden, gelöscht oder archiviert werden.
• Spam nimmt viel Speicherplatz ein. Zwar sind alle E-Mail-Provider bemüht, unerwünschte und gefährliche Post auszusortieren, doch einige Mails rutschen durch diese Filter hindurch. Nach dem Filtern bzw. Aussortieren landen Phishing-Mails und Spam in speziellen Ordnern. Diese sollten regelmäßig geleert werden, damit sie nicht unnötig Speicherplatz belegen.
• Auch der Papierkorb sollte regelmäßig geleert werden.

 

Nutzen Sie andere Kommunikationswege

„Ist meine erste E-Mail angekommen?“, „Gehen wir zusammen in die Kantine?“, „Hast du das Dokument schon gelesen?“ – Es gibt zahlreiche E-Mails, die eigentlich überflüssig sind und unnötig das Postfach verstopfen. Klären Sie kurze Fragen doch einfach per Telefon oder gleich von Angesicht zu Angesicht.

 

Formulieren Sie kurz und knackig

Fragen Sie sich vor dem Versenden jeder Nachricht, ob die Mail wirklich notwendig ist. Wenn ja, formulieren Sie kurz und treffend. Auch die Betreffzeile sollte klar und deutlich sein. Schließlich hat der Empfänger keine Lust, ganze Geschichten lesen zu müssen. In der Kürze liegt die Würze!

 

Newsletter? Weg damit!

Viele Postfächer werden von Newslettern regelrecht überschwemmt. Hand aufs Herz – lesen Sie wirklich jeden? Wählen Sie die für Sie interessanten Newsletter aus und melden Sie sich von allen anderen ab. In der Regel befindet sich in jedem Newsletter in der Kopf- oder Fußzeile ein Link, mit dem Sie das Abo beenden können. Gibt es keinen „Austragen“- oder „Unsubscribe“-Button handelt es sich häufig um unseriöse Absender, die Sie einfach blockieren sollten.